Bérszámfejtő programok – hogyan válasszunk bérszoftvert?

Minden bérszámfejtő program egy kicsit más logikával működik és bár mind elvisz a kívánt célhoz, nem elhanyagolhatók az egyéb körülmények, úgy, mint a költségek, felhasználóbarát, könnyen kezelhető felületek, jogszabályi megfelelés, frissítések gyorsasága, vagy épp a szakmai segítségnyújtás, oktatás, betanítás. Az ár is fontos szempont, de bőven nem az egyetlen.

Bérprogram választás okosan

Igényfelmérés, praktikus összegzés

Első és elengedhetetlen lépésként fel kell mérnünk a cégünk optimális igényeit, hogy a bérszámfejtő szoftver megalapozza a hatékony munkát az összes érintett területen, de ne tartalmazzon a cégünk számára fölösleges (többlet költséget jelentő és kihasználatlan) funkciókat.
Az igények felmérése során elengedhetetlen bevonni a hr-es, bérszámfejtő kollégákat is és együtt végig kell gondolnunk, hogy milyen területeken kívánunk fejlődést elérni az új bérprogram bevezetésével.
Gyűjtsük össze a meglévő bérprogramunkból hiányzó funkciókat, az elengedhetetlen lekérdezések, riportok, speciális igények ötleteit. Ha körvonalazódott, hogy milyen programfunkciókra van szüksége a cégnek a bérszámfejtés fejlesztéséhez, keressük meg a megfelelő bérszoftvert!

Az ideális program kiválasztása

Az internetes tájékozódás megkönnyíti a dolgunkat, hiszen informatikai termékről lévén szó, már a weboldalból megszülethet az első benyomás a programmal kapcsolatban. Csinos, modern dizájnnal, gördülékenyen működő weboldallal és mindig frissen megjelentetett aktualitásokkal számíthatunk rá, hogy a bérprogram is hasonló előnyökkel rendelkezik.
Az igényfelmérés során felvázolhattuk, hogy mennyire kidolgozott programra van szüksége cégünknek a bérszámfejtés tökéletes működéséhez, elegendő-e a legegyszerűbb, úgynevezett dobozos szoftver vagy komolyabb, komplexebb bérszámfejtő programra lesz szükségünk. A bérszámfejtő szoftverek típusairól itt olvashatsz bővebben.
A megbízhatóság és a frissítések gyorsasága azonban bármelyik verziónál nagyon fontos, ezért érdemes a külföldi fejlesztések honosítását és az összevásárolt elemekből összefésült bérprogramokat kerülnünk. Ezeknél jóval gyakrabban találkozhatunk programhibákkal, jogszabályi frissítések csúszásával, ami megnehezíti, vagy akadályozhatja a munkánkat.

Puding próbája az evés – bérszámfejtő szoftveré az oktató videó!

A fenti metódusok eredményeként bizonyára találtunk 1-2 funkcióiban is szimpatikus szoftvert. Ekkor érdemes a weboldalakon található oktató videókat megnéznünk, hogy alaposabban rálássunk a kezelhetőségre. A szakértői szoftverek kezelése természetesen ettől még nem lesz egycsapásra a kezünkben, hiszen az annál jóval összetettebb, alaposabb tanulást igényel. És itt jön ismét egy rendkívül fontos pontja a döntésnek.

Személyes egyeztetés, bemutató

Mikor már az online elérhető mértékben megismerkedtünk a szoftverekkel, találjunk alkalmat a személyes egyeztetésre. Ez nagyon jó lehetőséget nyújt arra is, hogy a programtámogatást, a háttér segítségnyújtást felmérjük – hiszen később is ezen a szinten várhatunk majd iránymutatást probléma, kérdés vagy épp fejlesztés, frissítés során. Egy felkészült és tapasztalt tanácsadó már fél siker. A személyes találkozó alkalmat ad arra is, hogy a bemutató keretében élesben lássuk azokat az funkciókat, amiktől megoldást várunk.
Ideális esetben a bérszámfejtő programunk mellett nem kell papíron vagy táblázatkezelőben a szoftver „alá dolgoznunk”. Ezért fontos, hogy minden igényünkre kitérjünk az egyetetés során és megismerkedjünk az új lehetőségekkel is, mert például egy e-jelenlétiívként beépülő modul, vagy egy jól összeállított riport jelentősen leegyszerűsíti, összefogja és egységesítheti a munkát.

Valóban segíti a munkánkat?

A válasz egy jó bérszámfejtő szoftver esetén természetesen egy nagy és határozott igen. Éppen ezért, gondolkodjunk el másik bérprogram keresésén, ha a bemutatók során újra – és újra eszünkbe jut, hogy ezt tulajdonképpen az táblázatkezelőben is egyszerűen meglehet csinálni. A jó bérszoftver bőven túlmutat egy adatbázis- vagy táblázatkezelő lehetőségein, amellett, hogy számos ponton helyettesíti a velük végzett folyamatokat. Aktuális jogszabályváltozások lekövetése összetett riportok és más beépülő modulok például ilyen, az adatkezelésen túlmutató feladatok.

A frissítés fontossága

A bérszámfejtés olyan terület, ahol folyamatosan új, olykor nehezen értelmezhető jogszabályokhoz kell igazítanunk a munkafolyamatot. Ez még egy jól képzett bérszámfejtő munkatárs számára óriási felelősséggel járó és bonyolult munkafázis. A bérprogramok jogszabályokhoz való alkalmazkodása ezt a feladatot megkönnyíti, leegyszerűsíti, biztonságossá és pontossá teszi. Arra tehát fordítsunk kiemelt figyelmet, hogy a bérszoftverünk frissítései időben történjenek, arról mindig e-mailes tájékoztatást kapjunk, vagy automatikus frissítés történjen.

Az ár ereje – Melyik bérprogram mennyibe kerül?

Egy hatékony cégvezetés természetesen az árat is figyelembe veszi a bérszámfejtő program kiválasztása során. A bérszoftver árát az igények nagyban befolyásolják. Ha pedig egy fejlesztés nem felel meg a cégigényeknek, vagy nem működik megfelelően, esetleg a fent felsorolt pontok bármelyikén elbukik, az olcsó szoftver máris drágává válik, hiszen kidobott pénz.
A komplex ár-összehasonlításhoz jobban el kell mélyednünk a témában és érdemes megismerkednünk az ún. apróbetűs részekkel is. Ehhez nyújt segítséget a kifejezetten bérszámfejtő szoftverek árképzésével foglalkozó cikkünk.