Előlegszámla és végszámla – így kell helyesen kiállítani
Az előlegszámla és végszámla sok vállalkozónak okoz fejtörést, különösen, ha nem napi szinten foglalkoznak számlázással. Pedig a két számlatípus szorosan összekapcsolódik, és nem megfelelő kezelésük komoly könyvelési és adózási problémákhoz vezethet. Ebben az útmutatóban részletesen bemutatjuk, mikor melyiket kell kiállítani, milyen szabályokat kell betartani, és hogyan néz ki egy jól összeállított végszámla.
Mi az az előlegszámla?
Az előlegszámla olyan bizonylat, amelyet akkor állítunk ki, ha a vevő előre, a teljesítés előtt fizet a szolgáltatásért vagy termékért. Ez jellemzően szerződéskötés vagy megrendelés után történik, amikor a szállító biztosítékot kér a munkára.
Mikor van szükség előlegszámlára?
Az előlegszámlát akkor kell kiállítani, ha a vevő:
- a teljesítés előtt utal pénzt,
- szerződésben rögzített előleget fizet,
- foglalót ad, amelyet később beszámítanak az összegbe.
Előlegszámla nem minden esetben kötelező, de ha a vevő előre fizet, ha a szerződés előírja az előleget, vagy ha az adott ágazatban ez a bevett gyakorlat, akkor a kiállítása jellemzően ajánlott vagy elvárt.
Fontos: az előleg utáni áfát az előlegszámla kiállításakor be kell vallani és meg kell fizetni – függetlenül attól, hogy a végszámla mikor készül el.
Előlegszámla kiállítása – szabályok
Az előlegszámlán minden esetben fel kell tüntetni:
- a „Előlegszámla” megnevezést,
- a megrendelő adatait,
- a fizetett összeget és annak áfatartalmát,
- a teljesítés várható időpontját (ha ismert),
- a kapcsolódó szerződés vagy megrendelés hivatkozási számát.
A legfontosabb, hogy előlegszámla kiállítása után a végszámla nem lehet azonos összegű, hiszen az csak a teljes végösszegből levonja az előleget.
előlegszámla szabályai
Mi az a végszámla?
A végszámla az a számla, amelyet a teljesítés megtörténte után állítunk ki, és amely tartalmazza a teljes szolgáltatás vagy termék ellenértékét, a korábban kifizetett előlegek levonását, valamint a végösszeget, amelyet még fizetni kell (vagy 0 Ft-ot, ha minden előre ki lett fizetve); ez a számla kerül rögzítésre a könyvelésben végleges bevételként.
Végszámla kiállítása – mire figyeljünk?
A végszámla nem egy új számla: kapcsolódnia kell a korábban kiállított előlegszámlákhoz. Fontos elemei:
- a „Végszámla” megnevezés,
- hivatkozás az előlegszámlákra (számlaszám, dátum),
- a teljesítési időpont feltüntetése,
- az eredeti bruttó végösszeg feltüntetése,
- levonásként az előleg(ek) tételei.
Végszámla minta – hogyan nézzen ki?
Egy jól összeállított végszámlán a következő szerkezet javasolt:
- Teljes szolgáltatás/bruttó végösszeg: 1.000.000 Ft
- Előlegszámla #E12345 – 200.000 Ft
- Előlegszámla #E12346 – 300.000 Ft
- Fizetendő hátralék: 500.000 Ft
Ez a szerkezet egyértelmű, átlátható és megfelel az adóhatóság elvárásainak is.
Tipikus hibák előlegszámla és végszámla esetén
- Elmaradt hivatkozás: Ha a végszámlán nem szerepelnek az előlegszámlák, az problémát okozhat az adóhatóságnál.
- Téves áfatartalom: Az előleg utáni áfa nem szerepeltetése gyakori hiba.
- Duplikált könyvelés: Ha az előleget és a végszámlát is teljes összegként könyveljük, duplázás történik – ezt el kell kerülni.
Előlegszámla és végszámla a gyakorlatban – példák
- Egyszeri előleg, egy végszámla:
- Ügyfél 30% előleget fizet, a végszámla pedig a teljes szolgáltatási díjból levonja ezt.
- Többszöri előleg, egy végszámla:
- Ügyfél több részletben fizet előleget – mindegyikre külön előlegszámla készül, amit a végszámla összegez és levon.
- Előleg után meghiúsul a teljesítés:
- A vevő visszakéri az előleget – ebben az esetben sztornózni kell az előlegszámlát, és szükség szerint helyesbítő bizonylatot kell kiállítani.
Használjunk automatizált számlázási rendszert
Ma már számos online, automatizált számlázási rendszer segít abban, hogy gyorsabban és biztonságosabban állítsuk ki a számlákat, és közben elkerüljük a tipikus adminisztrációs hibákat. Ezek a megoldások sok esetben automatikusan összekapcsolják az előleg- és a végszámlákat, így átlátható marad, mi került már kifizetésre, és mi az, ami még hátra van.
Emellett figyelnek az áfatartalom helyes kezelésére, és olyan NAV-kompatibilis formátumot biztosítanak, ami megfelel a jogszabályi elvárásoknak. A beépített sablonoknak és kitöltési segédleteknek köszönhetően a számlakiállítás egyszerűbbé válik, a folyamat pedig könnyebben standardizálható, ami különösen akkor hasznos, ha gyakran állítunk ki hasonló típusú számlákat.
Mire figyeljünk a könyvelésnél?
Könyvelésnél fontos szem előtt tartani, hogy az előleg addig nem számít végleges bevételnek, amíg a teljesítés meg nem történik, ugyanakkor az áfát már az előleg átvételekor be kell vallani, és ennek a nyilvántartásban is pontosan meg kell jelennie. A végszámla kiállításakor a teljes ellenértéket már bevételként kell könyvelni, miközben az előleg összegét a fizetendő végösszegből le kell vonni, és a kapcsolódó bizonylatokat egymáshoz kell rendelni, hogy a tételek egyértelműen követhetők legyenek
Emiatt az előleg- és végszámla kezelése nem pusztán adminisztratív kérdés: ha csúszik vagy hibás az összepárosítás, az könnyen áfabevallási, könyvelési eltérésekhez vagy későbbi egyeztetési problémákhoz vezethet.
WTBÉR: biztonságos háttér az adminisztrációhoz
Ahogy az előlegszámla és a végszámla helyes kezelése is a pontosságon múlik, ugyanígy kritikus a bérszámfejtés és a munkaügy szabálykövető adminisztrációja is. A WTBÉR magyar fejlesztésű, professzionális munkaügyi, TB és bérszámfejtő szoftver 30 év tapasztalattal és folyamatos jogszabálykövetéssel, így segít elkerülni a tipikus hibákat.
Előnye, hogy az ország bármely pontjáról dolgozhat ugyanabban az adatállományban, miközben a jogosultsági rendszer védi az érzékeny adatokat. Az Excelből történő tömeges adatbeemelés pedig csökkenti a kézi rögzítést, így Ön gyorsabban és átláthatóbban tarthatja rendben a kapcsolódó adminisztrációt.
