Helyesbítő számla – mikor és hogyan állítsuk ki?
Bármilyen gondossággal is dolgozunk, előfordulhat, hogy hibás adat kerül egy kiállított számlára. Ilyen esetekben nem kell megijedni, hiszen a jogszabályok lehetőséget biztosítanak a hibák kijavítására. Blogposztunkban részletesen bemutatjuk, mikor és hogyan kell helyesbítő számlát kiállítani, és mi a különbség a módosító és a sztornó számla között.
Mi az a helyesbítő számla?
A helyesbítő számla (más néven módosító számla) egy olyan bizonylat, amely egy korábban kiállított, de valamilyen hibát tartalmazó számla korrekcióját szolgálja. Akkor alkalmazzuk, ha az eredeti számla jogszerű volt, de egy vagy több adatot utólag módosítani kell – például elírtuk az áfakulcsot, hibás volt az egységár, vagy utólag kedvezményt adunk.
A helyesbítő számla tehát nem törli az eredeti számlát, hanem kiegészíti és módosítja azt. Fontos: csak akkor lehet helyesbíteni, ha az eredeti számla már ki lett állítva és el lett küldve a partnernek.
Mikor szükséges a számla helyesbítése?
Helyesbítő számlára több esetben is szükség lehet. Íme a leggyakoribb szituációk:
- Hibás árazás: téves egységár, kedvezmény elmaradása
- Rosszul megadott adómérték (pl. 27% helyett 5%)
- Teljesítési dátum vagy fizetési határidő elírása
- Mennyiségi eltérés (pl. nem 10 darabot számláztunk, hanem 1-et)
- Partneradatok téves feltüntetése
- Utólagos módosítás a szerződésben vagy megrendelésben
Nem szükséges azonban helyesbítő számlát kiállítani olyan elírásoknál, amelyek nem érintik az adótartalmat (pl. cégnév rövidítés, nem kötelező adattartalom hibája), de ilyenkor is ajánlott belső megjegyzés formájában dokumentálni az észrevételt.
A helyesbítő számla kötelező adattartalma
A helyesbítő számla speciális bizonylat, ezért a normál számlán kívül további elemeket is tartalmaznia kell. Az alábbiak a legfontosabbak:
- Hivatkozás az eredeti (helyesbítendő) számla számára
- Az eredeti számla kiállítási dátuma
- A módosított adatok pontos megnevezése (mi változik és hogyan)
- A változás következtében módosult végösszegek
- A helyesbítő számla teljesítési dátuma
Emellett természetesen szerepelnie kell minden olyan adattartalomnak, amit a normál számláknál is előír a jogszabály, például a vevő adatai, adószám, tételsorok, áfa bontás stb.
Fontos tudnivaló a teljesítési dátumról
A helyesbítő számla teljesítési dátuma attól függ, mit módosítunk. Ha csak formai hibát javítunk (pl. cégadat), akkor az eredeti teljesítési dátum marad érvényben. Ha azonban tartalmi (pl. érték) változás történik, akkor a helyesbítő számla teljesítési dátuma megegyezik a számla kiállításának napjával.
A módosító számla és a sztornó számla közötti különbség
A módosító számla és a sztornó számla közötti különbség alapvetően abban rejlik, hogy milyen módon és milyen célból történik a korábbi számla korrigálása. Módosító számlát akkor kell kiállítani, ha az eredeti számlán szereplő valamely adatot – például a mennyiséget, az árat vagy a teljesítési dátumot – utólag pontosítani, korrigálni szükséges, de az ügylet maga nem szűnik meg. Ezzel szemben a sztornó számlát akkor használjuk, ha az eredeti számlát teljes egészében érvényteleníteni kell, például egy meghiúsult ügylet vagy hibásan kiállított számla esetén. A sztornó lényege, hogy nullázza az eredeti bizonylatot, míg a módosító annak csak egyes elemeit javítja.
Fontos megjegyezni, hogy a helyesbítő számla és a módosító számla lényegében szinonimák: mindkettő az eredeti számlán szereplő adatok utólagos módosítására szolgál. A „helyesbítő” kifejezés inkább a gyakorlatban elterjedt, hétköznapi megnevezés, míg a „módosító számla” a hivatalosabb, jogszabályokban is egyre gyakrabban szereplő változat.
Helyesbítő számla kiállítása
Számla helyesbítése a gyakorlatban – lépésről lépésre
- lépés: Azonosítsuk az eredeti számlát
Keressük ki azt a számlát, amelyet javítani szeretnénk, és győződjünk meg róla, hogy a módosítást indokló körülmények fennállnak.
- lépés: Döntsük el, mi változik
Pontosan határozzuk meg, melyik mezőt vagy értéket kell javítani – fontos, hogy csak az szükséges adatokat módosítsuk.
- lépés: Állítsuk ki a helyesbítő számlát
A számlázóprogramok többsége lehetőséget kínál módosító bizonylat generálására. Ügyeljünk arra, hogy a számla egyértelműen jelezze, mire vonatkozik a módosítás.
- lépés: Küldjük el a partnernek és továbbítsuk az NAV felé is
A jogszabályok alapján a helyesbítő számlát ugyanúgy be kell küldeni a NAV rendszerébe, mint egy normál számlát.
Gyakori kérdések és hibák helyesbítő számla esetén
Mi a teendő, ha több hibát találunk egy számlán?
Egy helyesbítő számlán több adatot is módosíthatunk egyszerre. Nincs szükség több külön bizonylatra.
Hányszor lehet egy számlát helyesbíteni?
Nincs jogszabályi korlát – akár többször is módosítható egy számla, ha újabb hiba merül fel.
Lehet sztornózni egy helyesbítő számlát?
Igen, ha a helyesbítő számla maga is hibás lett, sztornóval érvényteleníthető, és új helyesbítő számlát kell kiállítani.
Helyesbíthető elektronikus számla is?
Természetesen igen, az elektronikus számláknál is ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a papír alapúaknál.
Mire figyeljünk a számla kitöltésekor, hogy ne legyen szükség helyesbítésre?
- Ellenőrizzük a partneradatokat (adószám, cégnév, cím)
- Győződjünk meg az áfakulcs helyességéről
- Tételsorokat egyeztessük a szerződéssel vagy megrendeléssel
- Mindig ellenőrizzük a teljesítési és fizetési határidőket
- Számlázás előtt használjunk előnézetet, ha elérhető a programban
WTBÉR- biztos háttér a helyesbítésekhez is
A helyesbítő és sztornó számlák kezelése akkor a legegyszerűbb, ha a kapcsolódó bér- és munkaügyi adminisztráció is rendezett, visszakereshető és naprakész. A WTBÉR magyar fejlesztésű bérszámfejtő, munkaügyi és társadalombiztosítási szoftver, amely 30 év tapasztalattal és folyamatos jogszabálykövetéssel támogatja a precíz munkavégzést. Moduláris felépítése és időrendi analitikája segít abban, hogy a dolgozókat érintő változások több évre visszamenően is átláthatók legyenek, miközben a jogosultsági rendszer az adatkezelést is biztonságosabbá teszi.
